校属各单位：

    据国家档案法、高校档案管理办法和学校档案工作有关规定,2018年档案归档移交工作已经开始,请各单位于近期将2018年产生的所有文件、归档材料规范整理，及时移交学校档案室。现将移交过程中有关事项通知如下：

    一、归档范围：

    1、2018年1月1日至12月31日期间，学葡京国际官网政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

    各单位文件材料归档范围请参照《河南工程学院各类档案归档范围和保管期限表》和《2018年各部门重要文档移交备考》（详见档案工作QQ群），请注意收集齐全完整，切勿遗漏。

    2、归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本（扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等）。

    3、各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等，按要求均应整理归档移交校办档案室。

    二、档案的移交：

    1、归档要求：各种归档要求及范本已上传至河工院档案工作QQ群：469599953.请没有入群的部门档案联络员及时加入，随时查阅。

    2、归档验收：

    ①移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档标准进行验收：统一牛皮纸封面封底，较厚案卷棉线三孔一线装订，标准目录，标注页码，封底备考表标注归档责任人，移交的各种材料请附上电子文档。

    ②纸质档案存有各种电子文本的，不用数字化扫描。

    ③档案数字化扫描要求：为保障档案信息安全，确保学校及师生权益，扫描过程务必在各部门办公室进行，数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行。扫描分辨率应不小于200dpi;如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEG或PDF。要求扫描后的图像端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

   3、移交手续：

    归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交或发至河工院档案工作QQ群。

    4、归档移交时间：

    学葡京国际官网政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门，请于4月底前移交上一年度的归档材料。

    科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档；财会档案部门留存一年。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

    移交电话：62509009，移交地点：西区图书馆楼五楼档案室，联系人：金锐。

             校长办公室

                二〇一九年三月二十日